Chúng tôi đề xuất giải pháp tương tự các khách sạn 5 sao liên doanh với nước ngoài như New World, Melia, Sheraton, InterContinetal,… áp dụng và phần mềm sử dụng là Micros Fidelio hoặc Opera.

KIỂM TRA CHÉO

Cần một quy trình kiểm tra chéo gữa các nhân viên, cụ thể bao gồm: Đặt phòng - Nhân viên Lễ tân/Check In - Nhân viên thu ngân - Nhân viên kiểm toán đêm - và người quản lý/Kế toán doanh thu.

QUẢN LÝ DOANH THU-TIỀN QUA TÀI KHOẢN

Khi đã nhập dữ liệu, tất cả các khoản doanh thu hoặc tiền đều quản lý qua các tài khoản như trong kế toán: Cũng ghi các phát sinh NỢ - CÓ chặt chẽ như trong kế toán. Cụ thể: Các tài khoản thuộc nhóm Doanh thu như: Room Charge, Minibar, Laundry, ….. có các mã tài khoản tương ứng và được ghi như các PHÁT SINH NỢ trên các Folio của khách đúng theo thực tế phát sinh, riêng tài khoản Room Charge hằng đêm sẽ do Night Auditor chạy Night để phần mềm tự động hạch toán cho tất cả các khách đang ở trong khách sạn. Các tài khoản khác: Minibar, Laundry,… sẽ ghi nhận theo thực tế phát sinh. Các tài khoản thuộc nhóm Thanh toán như: Cash-VND, Cash-USD, Visa Card, Master Card, City Ledger, Entertaiment, … sẽ được ghi như PHÁT SINH CÓ trên cùng Folio của khách tương ứng, khách chỉ check out được khi tổng phát sinh nợ bằng tổng phát sinh có trên từng Folio.

CORRECTION - REBATE

Sau khi đã nhập liệu, nếu có sai sót, nhân viên sẽ không trực tiếp sửa lên sai sót đó cho đúng mà phải thông qua thao tác CORRECTION, thao tác này tương đương như việc lập bút toán đỏ trong kế toán. Sau khi Correction, phần mềm sẽ lập 1 bút toán mới và hạch toán ngược với bút toán ban đầu, khi đó cân đối NỢ-CÓ của cả hai bút toán sẽ bằng không và nhân viên sẽ nhập vào 1 giá trị đúng cần thiết. Rebate được quản lý theo Voucher Number.

VOUCHER CHO CÁC DOANH THU PHÁT SINH

Muốn ghi một phát sinh nào đó, luôn luôn có các Voucher tương ứng. Các voucher này có 3 liên, in, đánh số nhảy và quản lý như các chứng từ gốc trong kế toán.

NIGHT AUDIT

Night Audit: Nhanh, đơn giản: Sau khi nhân viên đã kiểm tra các doanh thu, các thanh toán từ tất cả các bộ phận. Chỉ cần bấm “Run” hệ thống sẽ tự động làm hết mọi việc, thậm chí khi đang chạy Night mà bị sự cố (mất điện,..) thì khi chạy lại, Perfect Key sẽ tự động phát hiện và làm tiếp các công đoạn còn lại.