Sơ đồ: Quy trình hoạt động giữa thu ngân các điểm POS và việc quản lý kho

TẠO DANH MỤC KHO

Cần có các kho cụ thể như: Kho bếp, kho tổng, kho housekeeping, kho minibar, ….. để quản lý nguyên vật liệu đầu vào đồng thời giúp việc trừ kho tự động được chính xác đến từng kho một.

TẠO DANH MỤC VẬT TƯ

Tương tự như việc tạo danh mục kho, tạo danh mục vật tư giúp kiểm soát được nguyên vật liệu đầu vào trong quá trình hoạt động của khách sạn.

TẠO DANH MỤC HÀNG HÓA

Danh mục hàng hóa được thiết lập ở module IT (Admin System Management) nằm trong gói các module phần mềm quản lý khách sạn PKM.
Khách sạn lên menu các món sẽ bán phục vụ khách, từ đồ uống, đồ ăn đến các dịch vụ khác…

ĐỊNH NGHĨA ĐỊNH LƯỢNG MÓN ĂN

Định nghĩa định lương món ăn cũng nằm trong module IT của gói phần mềm quản lý khách sạn PKM. Tại đây, khách sạn sẽ thiết lập định lượng cho từng món ăn đã set trong menu. Như trong hình minh họa phía dưới, với đồ uống “Bạc xỉu đá/nóng” có định lượng gồm: 2 gram ca cao ovaltine; 0.01 hộp sữa vinamilk 1 lít và 0.09 lon sữa hoàn hảo. Tương tự đối với đồ ăn và đồ uống khác.

PHIẾU XUẤT KHO TỰ ĐỘNG

Việc tạo ra phiếu xuất kho là tự động sau mỗi lần chạy Night kết thúc 1 ngày giao dịch, các phát sinh được ghi nhận, đóng ngày làm việc.
Như hình ảnh minh họa bên dưới, phiếu xuất kho sẽ đổ đúng với kho mà tại đó có phát sinh tiêu hao nguyên vật liệu. Như kho HSKP (housekeeping), kho MNB (minibar), kho Tổng, kho bếp....
Bên cạnh việc phần mềm thể hiện điều này ở “Số chứng từ” nó cồn thể hiện rất rõ ở cột “Diễn giải” với ngày giờ cụ thể và tên kho.Khi bấm chọn chi tiết 1 chứng từ hay chỉ đơn thuần trỏ chuột vào dòng nào đó của 1 phiếu xuất kho bất kỳ ta có thể thấy được cụ thể vật tư nào được xuất kho ngày hôm đó và đã được tự động trừ kho.